تکنیک سوم: استفاده از قاعده 80/20
یوهان ولفگانگ فون گوته: همیشه وقت کافی داریم؛ به شرط آنکه فقط و فقط بخواهیم درست از آن استفاده کنیم.
قاعده 80/20 یکی از سودمندترین قواعد مدیریت زمان و زندگی است. نام دیگر آن « اصل پارتو» است زیرا آقای «ویلفردو پارتو» اقتصاددان ایتالیایی برای نخستین بار آنرا در سال 1895 مطرح کرد.
پارتو متوجه شد که مردم جامعه‌اش را می‌توان به دو دسته تقسیم کرد:
اقلیت بسیار مهم: یعنی 20 درصدی که از نظر پول و نفوذ در صدر قرار داشتند.
اکثریت کم اهمیت: یعنی 80 درصدی که در سطح پایین قرار داشتند.
تقریباً تمام فعالیتهای اقتصادی، تابع این اصل هستند. به عنوان مثال، این اصل می‌گوید که 80 درصد از نتایجی که به دست می‌آورید، به دلیل 20 درصد از فعالیتهای شماست. مثلاً 20 درصد از مشتریان شما، 80 درصد از فروش شما را به خود اختصاص می‌دهند؛ و یا 20 درصد از تولیدات یا خدماتی که ارائه می‌دهید، 80 درصد از سود شما را تأمین می‌کند؛ 80 درصد از ارزش فعالیتهای شما، نتیجه 20 درصد از کارهای شماست، و الی آخر . یعنی اینکه اگر فهرستی از ده مورد کار دارید، دو مورد از آنها، معادل یا حتی بیش از مجموع هشت مورد دیگر ارزش دارند.
پس: هر یک از کارهای فهرست شما ممکن است یه یک اندازه زمان ببرد. ولی دو تا و اغلب یکی از آنها، پنج یا ده برابر ارزش بیشتری نسبت به بقیه‌ی کارها دارد و شما آن کار را ابتدا باید انجام دهید.
متأسفانه بیشتر افراد در مورد همین اقلیت بسیار مهم، تعلل می‌کنند، و در عوض، خود را با 80 درصد کم‌اهمیت (اکثریت کم‌اهمیت) مشغول می‌کنند.
اغلب افرادی را مشاهده می‌کنید که در تمام روز مشغول‌اند اما کار خیلی کمی انجام می‌دهند. دلیل آن هم تقریباً همیشه این است که به انجام دادن کارهایی می‌پردازند که ارزش کمی دارند و حال آنکه در انجام دادن یکی دو کاری که واقعاً می‌تواند در مؤسسه یا زندگی حرفه‌ای‌شان تحول واقعی ایجاد کند تعلل می‌کنند.
دقت کنید: در اغلب مواقع، ارزشمندترین کارهایی که در هر روز می‌توانید انجام بدهید، کارهای سخت‌تر و پیچیده‌تر هستند. اما نتیجه و پاداشی که پس از اتمام موفقیت‌آمیز آنها برای شما خواهد داشت، می‌تواند بزرگ باشد. به همین دلیل باید قاطعانه از صرف وقت روی کارهایی که جزء 80 درصد کم اهمیت هستند خودداری کنید، آن هم در جایی که هنوز 20 درصد کارهای ارزشمند انجام نشده‌ای، باقی مانده است.
قبل از شروع هر کاری همیشه از خودتان بپرسید:« آیا این کار جزء 20 درصد بالاست یا 80 درصد پایین؟»
یادتان باشد: تکرار در انتخاب کاری که تصمیم می‌گیرید انجام بدهید، نهایتاً به عادتی تبدیل می‌شود که ترک آن سخت است. اگر تصمیم بگیرید هر روزتان را با انجام دادن کارهای کم‌ارزش شروع کنید، به زودی عادت می‌کنید که همیشه به سراغ کارهای کم ارزش بروید و این یک عادت غلط است که در خود می‌پرورانید.
سخت‌ترین قسمت هر کار مهم این است که قبل از کارهای دیگر آنرا شروع کنید. وقتی عملاً یک کار مهم را آغاز می‌کنید، به طور طبیعی انگیزه‌ی ادامه‌ی آن در شما ایجاد می‌شود. قسمتی از ذهن شما عاشق این است که به امور مهمی مشغول باشد که واقعاً مؤثرند. وظیفه‌ی شماست که این قسمت از ذهنتان را دائماً به فعالیت وادارید.
حتی فکر کردن به شروع و اتمام یک کار مهم به شما انگیزه می‌بخشد و کمکتان می‌کند که بر سستی و تعلل خود غلبه کنید. واقعیت این است که در اغلب موارد، زمان لازم برای انجام دادن یک کار مهم معادل همان زمانی است که برای یک کار کم اهمیت در نظر گرفته‌اید. با این تفاوت که از اتمام هر کار ارزشمند و مهمی احساس رضایت و غرور عظیمی به شما دست می‌دهد. اما وقتی که با صرف همان مقدار وقت و انرژی یک کار کم ارزش را به پایان می‌برید احساس رضایت شما صفر یا خیلی کم است.
زمان یعنی داشتن کنترل بر کاربعدی‌تان و همیشه آزاد هستید که کار بعدی را خودتان انتخاب کنید. توانایی شما در تشخیص کارهای با اهمیت و بی‌اهمیت مهمترین تعیین کننده‌ی موفقیت شما در زندگی و کار است.
افراد تأثیرگذار و پربار همیشه خود را منضبط می‌سازند تا مهمترین کاری را که در پیش رو دارند آغاز کنند. آنها بیش از افراد معمولی کار می‌کنند و نتیجتاً بسیار خوشبخت‌ترند. شما هم باید به همین روش کار کنید.
نتیجه:
همین امروز فهرستی از تمامی هدفها و فعالیتها و پروژه‌ها و مسؤلیتهای اساسی خود در زندگی تهیه کنید. مشخص کنید که کدامیک از آنها جزء کارهای با اهمیت (اقلیت بسیار مهم) هستند. همین امروز عزم خود را جزم کنید که از این پس وقت خود را ابتدا بر روی کارهای با اهمیت صرف کنید و وقت کمتری را صرف فعالیتهای کم اهمیت‌تر بکنید.
| 
